Men er det uundgåeligt, at du bliver knust af projektets vægt?
Ikke hvis du anvender de bedste tricks og udfører den rigtige strategi, der er skræddersyet til virksomhedens specifikke og unikke behov.
Her er 10 tip til projektstyring, som enhver ny (og erfaren) leder skal vide.
1. Opret organisationens forventninger
Før du påbegynder et større projekt, kan du hjælpe virksomheden med at opstille realistiske forventninger, en række trin for at sikre, at teamet afslutter projektet til tiden og budgettet. Ved at gøre dette kan organisationen sikre en bæredygtig fordel i forhold til konkurrenterne i branchen og indrømme denne strategi til langsigtet planlægning.
Det centrale spørgsmål er: hvordan finder du ud af, hvad der er en realitetsbaseret forventning?
Det er her dine projektledelsesfærdigheder kommer på plads, fordi du nu kan implementere forskellige metoder:
- ansæt og bevar det rigtige talent med de relevante færdigheder
- drage fordel af teknologiske løsninger
- eksperimentere med styring af fordele
- accepter agile procedurer (se nedenfor)
- forbinde strategiforberedelse med ledelsesudførelse.
Afhængig af hvor du står i virksomheden, kan du også anbefale Enterprise Project Management eller EPMO. Dette er et centraliseret forretningsværktøj, der bygger bro mellem strategi og virksomhed ved hjælp af en bred vifte af understøttelsesmekanismer til virksomhedsstyring og projektporteføljestyring.
2. Definer kritiske milepæle
Hvert projekt er defineret af øjeblikke, en række agile praksis, der til sidst vil føre til et færdigt produkt. Ligegyldigt hvilken type bestræbelser du arbejder på, vil det hele være dejligt baseret på to ting: hovedfaserne og underfaserne.
De primære faser vil bestå af start, planlægning, eksekvering og lukning. Underfaserne er de små ting, du koordinerer med dit team til at gennemføre, fra at forstå klientens behov til at samle data til at skrive tekniske dokumenter. Dette er personificeringen af en vellykket projektstyring.
Skriv hver vigtige milepæl ned, fordi den vil fungere som en effektiv indikator, hvis du og dit team opnår succes.
3. Undersøg de finere punkter i projekter
Den eneste måde et hus kan konstrueres på er hvis der er et stærkt fundament. Det samme gælder projektplanlægningen; uden nøje at studere de finere point, så producerer du ikke et solidt projekt. Som et hus uden et stellar fundament, vil dit projekt vingle, synke og uundgåeligt implodere.
Så for at sikre, at planlægningen er effektiv, skal du integrere disse tricks i din ledelse:
- definere kundernes mål
- skitsere virksomhedens mål
- identificere interessenterne i projektet
- forstå, hvad deres interesser er
- kender deres forventninger fra begyndelse til slut.
En ting mere: en dybdegående projektstrategi skal omfatte de enkelte teammedlems roller og ansvar. Hvilket bringer os til vores næste punkt.
4. Identificer styrker og svagheder hos teammedlemmer
Som det siges, er du det selskab, du holder. Denne ældgamle ordsprog gælder endda ledelse!
Virksomheder overlever og trives ved at vise deres medarbejders styrker og skjule deres svagheder. Du skal vedtage den samme mentalitet, når du delegerer opgaver, opgaver og ansvar.
Akin til baseballanalyse, vil ledere, før et spil, bestemme, hvem der udmærker sig ved hvad og imod hvem. Nå, tag på din kuglehætte og se, hvor Sally the Engineer, Johnny the Linguist, Billy the Tech Wizard og Susie the Number Cruncher passer ind i dine planer.
Tip: disse kaldenavne skal fortælle dig alt hvad du har brug for at vide!
5. Oprethold bred kommunikation
Kommunikation, kommunikation, kommunikation. Dette er en professionel færdighed, som mange mangler i nutidens ultra-konkurrenceprægede og hårde arbejdsmarked.
For at styre et projekt uden hikke skal du bruge effektiv kommunikation mellem alle de involverede parter: klienter, interessenter, teammedlemmer og projektledere. Skulle der være et problem i kommunikationsarenaen, vil der være blindside-angreb, spørgsmål om 'Nå, du har ikke fortalt mig det!' eller 'Ja, du skulle have fortalt mig!'.
I sidste ende skal kommunikationslinjerne altid være åbne, anvendes konstant og klar til brug.
Så hvordan sikrer du, at kommunikation fungerer korrekt? Her er et par tip:
- skriv projektstatusrapporter, der holder alle på samme side om eventuelle nye udviklinger
- afholde generelle kommunikationsmøder i starten og slutningen af hver arbejdsuge
- opretholde en åben dør-politik, så enhver med spørgsmål eller bekymringer kan tale frit
- grøft 'on-a-need-to-know-grundlaget', fordi chancerne er store for, at du vil glemme, hvad det udgør.
Ineffektiv kommunikation vil ofte resultere i projektfejl, forsinkede indsendelser og måske overskride budgetgrænser.
Tilmeld
Tilmeld dig vores nyhedsbrev for mere awesome indhold og få 20% FRA vores karriere test!
Tilmeld6. Motiver dit team
En egenskab ved god ledelse er ledelse.
Hvad er godt lederskab? For det første evnen til at motivere dine underordnede. Dette kan være en vanskelig ting at opnå, fordi ikke alle er motiverede af de samme ord, fysiske udtryk, virksomhedens mål og ideer. Det er din rolle at opgive en-størrelse-til-alle-tilgang og skræddersy din ledelsesstil til hver person om bord.
Her er nogle ideer, du skal overveje:
- vis værdsættelse for dine medarbejdere med kontorfester, gavekort, konkurrencer og mundtlig ros
- tilbyde muligheder for at udvide deres færdigheder og komme videre i virksomheden
- kommunikere ærligt og regelmæssigt; medarbejdere hader at være i mørke og spille gætteriet
- fremme forholdet mellem ledende medarbejdere og arbejdstagere på etableringsniveau
- opmuntre til uafhængighed og give arbejdstagerne muligheden for selvledelse.
7. Ansæt Budget Management Skills
Vil dit projekt gå videre, gå videre til næste trin og være afsluttet? Du vil sige 'ja', men det afhænger af budgettet.
Selvfølgelig vil et stort multinationalt selskab have enorme ressourcer til at få et projekt igennem. De fleste virksomheder - store og små - spænder imidlertid deres bælter og opererer inden for rammerne af et begrænset antal dollars [eller indsæt den valgte valuta her]. Dette kan lægge et stort pres på projektlederen og ødelægge alt det, han eller hun har planlagt til dato.
Skal det dog være? Nej. Så længe du implementerer disse fem værktøjer, kan du forblive i kontrol:
- faktor altid i omkostningerne ved spontane angreb eller overraskelser
- forstå hvad interessenterne virkelig har brug for og ønsker
- sikre, at alle holdes ansvarlige såvel som informerede om ændringer
- udvikle nøgleprestationsindikatorer (KPI'er), der stræber efter at nå langsigtede mål
- om nødvendigt revidere, revidere og gennemgå.
Husk: hvis du administrerer øre, følger dollars.
8. Hold møder organiserede og fokuserede
En masse negativ presse har omringet mødet. Konsensus er tilsyneladende, at mødet er spild af tid, og at de, der fører disse powwows, bare kan høre sig selv tale og råbe holdninger i en time eller to.
Men hvorfor kaste babyen med badevandet? Det er ikke så meget, at mødet er dårligt for erhvervslivet; det er, at det ikke bruges korrekt.
Som en projektleder, der er for travlt med at udtale klichéer - giver 110%, paradigmeskift og tænke uden for boksen - ønsker du, at dine møder skal være dybdegående, men til det punkt. Dette er også knyttet til det foregående punkt om kommunikation.
Målet med hvert møde er at have et par emner at diskutere, som kan opnås ved at være organiseret og fokuseret. I slutningen af dette 45-minutters samvær skal et spørgsmål stilles: ved alle, hvad dette møde handlede om?
9. Brug softwareværktøjer
Hunden er ikke længere mands bedste ven. Det er teknologi.
Erhvervslivet har gjort et utroligt stykke arbejde til at tilpasse sig skiftende forhold, fremme digitale værktøjer og maksimere disse muligheder for at maksimere profit. Der er selvfølgelig nogle outliers, men de fleste virksomheder bruger den nyeste og bedste hardware og software til at få arbejdet gjort.
Du som projektleder kan også gøre det.
Der er en masse software derude, der kan supplere din managementstil. Det bedste program er noget, der kombinerer samarbejde, tidsstyring, kommunikation, planlægning og deling af dokumenter i et enkelt økosystem.
Usikker på, hvad du skal bruge? Her er nogle forslag, der er budgetvenlige (gratis med en mulighed for at opgradere) og leveres med en lang række softwarefordele:
- Trello
- slack
- Base Camp
- Wrike
- Podio
10. Udfør en anmeldelse, når du er færdig
I sidste ende er det vigtigt at foretage en udtømmende gennemgang af projektet. Vi taler ikke kun om at gennemgå det færdige produkt og sikre, at alle mål, behov og opgaver blev afsluttet. I stedet skal du undersøge hver fase, vurdere hver delfase og udføre introspektion af dine projektstyringsevner (var de de bedste, de kunne være, eller er der plads til forbedring?).
Ved at gennemgå begyndelsen, planlægge, udføre og lukke, kan du forbedre noget, opretholde dens effektivitet eller etablere det bedste handlingsforløb.
Og ved du hvad? Dette er det bedste læringsværktøj af dem alle.
Eksperter har sammenlignet projektledere med klassiske dirigenter. Orkesterdirektøren guider enhver violinist, cellist og trombon til at følge og udføre hver note i en detaljeret score. Projektlederen vil have verdens vægt på sine skuldre, men denne type pres er, hvad der vil gøre eller bryde en karriere.
Vil du være som Icarus og stige op til himlen kun for at se dine vinger flamme ud på grund af solen? Eller vil du modellere dig selv som Nike, den græske gudinde, og være personificeringen af succes?
Hvilke andre tip til projektledelse vil du dele med os? Deltag i samtalen nedenfor!
