12 måder at administrere et virtuelt team med succes

Virtuelle teams er blevet normen i løbet af de sidste par år, med flere og flere virksomheder og startups, der henvender sig til fjernarbejdere for at opbygge en produktiv arbejdsplads. Denne strategi reducerer ikke kun omkostningerne, men den øger også produktiviteten ved at tilbyde arbejdstagerne en fleksibel tidsplan, hvilket væsentligt øger jobtilfredsheden og skaber bedre resultater i processen.

Men for at øge indtægterne og maksimere succes, har du brug for det rigtige sæt færdigheder og enheder til at styre et virtuelt team.

Fra samarbejdsværktøjer til nøglepraksis, her er hvordan du administrerer et højtydende virtuelt team.

1. Opret en struktur og en plan

Det første skridt til effektiv styring af virtuelle teams er at definere et arbejdssystem, som alle kan holde sig til, også kendt som en standard driftsprocedure (SOP). Ved at sætte standarder og etablere arbejdsprocessen vil teammedlemmer have en bedre forståelse af, hvor lang tid opgaverne skal tage, og vil generelt have færre spørgsmål.

Hvis du vil standardisere procedurer og skitsere regler for alle ansatte, hvad enten det er fjernt eller internt, kan du oprette en downloadbar manual. Du kan gøre dette så omfattende eller så enkelt som du ønsker; tanken er, at alle ansatte skal følge den nødvendige procedure for at afslutte deres projekter så effektivt og nøjagtigt som muligt.

2. Gå fremad med fildeling

Afsendelse af store dokumenter via e-mail kan ikke kun få din indbakke til at arbejde i en meget langsommere hastighed end normalt, men også resultere i, at oplysninger går tabt i oversættelsen, især når du sender kommentarer i en separat form. For at undgå disse problemer helt, kan du dele store filer med teammedlemmer gennem en skybaseret service som Dropbox.

Cloud-lagringsservere tilbyder alt, hvad din interne server gør, men de er mere sikre og lettere tilgængelige. Dine filer og mapper kan organiseres næsten som du vil. I mellemtiden har Dropbox også en downloadbar app, så du kan endda få adgang til dine dokumenter fra enhver enhed, hvilket er perfekt, hvis du arbejder på vejen og har brug for adgang til flere filer.

3. Deltag i flere kommunikationskanaler

Når man bevæger sig væk fra en traditionel arbejdspladsmodel, er det vigtigt at gennemgå den vigtigste del af et stærkt team: effektiv kommunikation. Og for at få mest muligt ud af dit team, skal du bruge ledende kommunikationsværktøjer, der findes på markedet.

Det første vigtige værktøj, du har brug for, når du administrerer fjernmedarbejdere, er et sikkert chat-system, der giver dig mulighed for at sende en meddelelse direkte og ringe til kolleger med et enkelt klik på en knap. Disse værktøjer bruges på kontorer over hele verden og giver medarbejderne en platform til at have denne vigtige vandkølerchat, stille hurtige spørgsmål og dele filer med hinanden.

I mellemtiden kan du ikke blot bede nogen om at trække en stol ved siden af ​​dig for at vise dem din arbejdsproces, når du arbejder fjernt. Med videodelingsværktøjer kan du på den anden side effektivt gøre den samme ting! Med Skype kan du for eksempel videobetale folk, mens du deler din skærm med dem, så de kan se, hvad du laver. Nogle argumenterer måske for, at dette er endnu bedre end personlig træning, men vi lader dig være dommer over det!

4. Tryk på Project Management Software

Når mange medlemmer af et team samarbejder om et enkelt projekt, er brugen af ​​projektstyringssoftware vigtig. Dette giver dig effektivt mulighed for at spore processer, indlæse data og kommunikere med dit team, samt forbedre samarbejdet mellem teammedlemmer.

Der er faktisk hundreder af projektstyringsværktøjer tilgængelige på markedet, der kan hjælpe dig med at strømline et projekt og arbejde hen imod det samme slutmål, fra Trello til MindMeister.

5. Byg en ekstern firmakultur

Oprettelse af en virksomhedskultur kan virke som en lidt vanskelig affære, når alle dine medarbejdere ikke arbejder under samme tag og ikke har kontakt ansigt til ansigt dagligt. Men når det er sagt, er det ikke umuligt! Med internetstyrken kan du se dine kolleger ved at bruge videosoftware eller optage korte klip til at sende til dine kolleger via et integreret system.

Du kan også arrangere en begivenhed (hvis alle dine arbejdere er i samme land), så de kan mødes og opbygge en stærkere bånd, når du arbejder sammen på daglig basis. Dermed får dine eksterne medarbejdere fælles oplevelser, der hjælper med at opbygge deres tillid og forståelse over for hinanden.

Alternativt kan du arrangere hyppige indhentninger via en gruppeopkald eller chat, når alle afvikler for dagen på en fredag ​​eftermiddag!

6. Etabler indstillede arbejdstider

Hvis du har ansatte i alle fire hjørner af verdenen, har du sandsynligvis forskellige mennesker, der arbejder døgnet rundt. Det er dog vigtigt at forsøge at etablere specifik arbejdstid for forskellige medlemmer af teamet, så det altid sikres, at der er en overgang mellem mindst to teams, der arbejder sammen på samme tid.

Dette vil i det væsentlige reducere omdrejningstiden for projekter, hvis to eller flere mennesker, der samarbejder, er online på samme tid. Dette betyder ikke nødvendigvis, at deres arbejdstid skal sættes i sten, men du skal komme til en slags aftale, så de kan støtte hinanden gennem en given arbejdsdag.

7. Opret et kombineret kalendersystem

For at hjælpe dig med at identificere dine teammedlems arbejdstid og tidsplaner, skal du overveje at bruge en samarbejdskalender, som alle teammedlemmer kan få adgang til (med begrænsede rettigheder, selvfølgelig - du vil ikke have dem til at redigere deres egne skift!). Du kan organisere forskellige kalendere til forskellige emner (f.eks: arbejdstid, årlig ferie osv.) Eller liste alle begivenheder på en enkelt tidsplan og bruge et farvekodningssystem til at skelne mellem emner.

Dette er også en fremragende mulighed for at planlægge møder, træningssessioner og andre begivenheder, der vil være nyttige for dine medarbejdere.

8. Ansæt et team af selvmotiverende

Store fjernarbejdere er nødt til at være selvmotiverede og drevet, og at sige mildt at finde sådanne mennesker kan være vanskeligt. Men for at drive en succesrig virksomhed, skal du identificere, om de kan sidde alene i timevis ende og producere arbejde af høj kvalitet.

Ikke kun skal de være selvmotiverede, men de skal også have fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner for at sikre, at der ikke er nogen misforståelser. Derudover skal de også være gode til problemløsning og være organiserede med fremragende tidsstyringsevner.

9. Vær kreativ med teambinding

Når man arbejder praktisk taget, kan det kræve en meget mere indsats for at danne en kultur og ”team spirit”, men det er vigtigt for folk at skabe et bånd. Medarbejderne skal vide, at de alle arbejder hen imod et slutmål og indgår i et større billede, i stedet for blot at arbejde alene.

Du kan skabe en rigtig teamfølelse ved at interagere med medarbejderne via videoopkald, sende dem personlige fødselsdagsgaver og beskeder og kommunikere med dem uden for arbejdstiden via sociale medier og andre forretninger.

10. Indstil mål og grænser

En god måde at holde eksterne medarbejdere engageret er at sætte mål og belønne dem for deres resultater. Hvis din fjernmedarbejder f.eks. Er en kundeservicerepræsentant, kan du belønne dem med et gavekort til deres foretrukne butik, hvis de opfylder eller overskrider specifikke mål.

På baksiden skal du også oprette grænser. For eksempel skal medarbejdere arbejde mindst seks timer om dagen. Hvis de arbejder noget i løbet af denne tid, vil de blive betalt på timebasis.

11. Dann et team af ledere

Et virtuelt team skal i det væsentlige være en gruppe ledere, der kan styre deres egen arbejdsbelastning uden at have brug for nogen håndholdelse. Hver person skal være ansvarlig for et sæt opgaver og skal lede deres daglige opgaver baseret på det arbejde, de får.

Mens de arbejder som en del af et team, skal de også vise evnen til at lede på en eller anden måde, enten ved at blive tildelt som projektleder for en bestemt opgave eller ansvarlig for en bestemt del af et projekt.

12. Planlæg hyppige møder

For at opnå en følelse af team-enhed, skal du arrangere regelmæssige møder, både individuelt og på teambasis. Hyppigheden af ​​disse møder er ikke i overensstemmelse med din arbejdsplan, men du bør tage sig af at tjekke ind med dit team som helhed en gang om ugen for at sikre, at alle er på samme side. I mellemtiden må du ikke gå over bord: for mange møder kan gøre mere skade end gavn!

Dette er ikke kun effektivt til teambinding, men det tilskynder også til brainstorming og kreativitet blandt teammedlemmer, og det skaber tillid hos eksterne teams. Det kan også reducere stressniveauer ved at minde fjernarbejdere om, at de har et sikkerhedsnet og en enhed at konsultere med.

Da arbejdspladsen ikke længere er begrænset til et enkelt kontor, er det vigtigt, at du tilpasser og udvikler dine evner for at styre medarbejdere fra hele dammen. For at sikre, at du skalerer og bygger en stærk forretning, skal du holde dine eksternt ansatte engagerede og motiverede, og disse nøglehåndteringsstrategier kan hjælpe dig med at opnå netop det!

Har du nogensinde administreret en ekstern arbejdsstyrke nedenfor? Hvilke udfordringer og overraskelser stod du overfor? Måske vil du dele dine egne tip og råd om, hvordan du bygger og administrerer et virtuelt team? Deltag i samtalen i kommentarfeltet nedenfor og fortæl os det!

Efterlad Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here