Sandheden er, at det ikke er så svært at udvikle denne overførbare evne, og når du først har mestret det, vil du være i stand til at gennemgå selv de mest udfordrende tider og blive mere effektiv i processen.
Alt hvad du skal gøre er at lave et par justeringer til din normale plan, og vi har angivet de trin, du skal følge for at nå dit mål om at blive bedre organiseret.
1. Lav en plan
Uden tilstrækkelig planlægning vil visse sandsynligvis falde gennem revnerne. Så uanset hvad du arbejder på, er det vigtigt at bruge tid på at finde ud af, hvilke værktøjer og ressourcer der er behov for, hvor meget tid der er nødvendigt for at udføre opgaven, og hvad der er den rigtige strategi, der skal følges.
Dette gælder også dine karrieremål. Lad os for eksempel sige, at du ønsker en forfremmelse inden årets udgang. For at få det til, skal du bevise, hvorfor du fortjener det, og at du har alle de nødvendige faglige færdigheder - så sæt dig selv nogle opnåelige mål at arbejde mod og holde dig motiveret hele året rundt.
2. Opret en opgaveliste
Lav en ny opgaveliste hver dag med alle de ting, du skal gøre for dagen (selvom det er noget simpelt som arkivering eller mad shopping). Dermed vil du ikke glemme noget, og du vil også føle dig mere produktiv, når du krydser for de opgaver, du udfører.
For at tage tingene til næste niveau skal du prioritere elementerne på din liste fra høj til lav prioritet. Du kan gøre dette ved at farvekode eller nummerere elementer, så du ved, hvilke der skal udfyldes først. På den note er det undertiden lettere at forberede din liste i slutningen af dagen til den følgende dag - på den måde vil du være i stand til at komme direkte ned til virksomheden, når du vågner op.
3. Noter under møder
Hvis du befinder dig i et andet kedeligt arbejdsmøde, tror du måske, at du ikke behøver at tage nogen notater, og at du simpelthen vil huske alt, hvad der er diskuteret. Men lad os være ærlige: så snart du forlader lokalet, glemmer du øjeblikkeligt, hvad hele pointen med mødet var til at begynde med.
At tage notater vil hjælpe dig i det lange løb, især når din chef rådgiver dig om instruktioner til gennemførelse af et specifikt projekt. På den måde behøver du ikke at genere dem med spørgsmål (der sandsynligvis allerede blev behandlet på mødet), og du vil effektivt være i stand til at demonstrere, hvor organiseret og proaktiv du er.
4. Brug en dagbog
En årlig dagbog eller kalender kan virkelig hjælpe dig med at få dine tanker sammen og blive organiserede. Brug det til at planlægge aftaler, lave en ugentlig madmenu og nedskrive alle dine opgaver og tildele tider til hver begivenhed for at sikre, at du får mest muligt ud af din dag. Når det er sagt, er det mest sandsynligt, at din dag ikke går nøjagtigt som planlagt (for eksempel kan en ændring i sidste øjeblik komme op, der har brug for din presserende opmærksomhed), så lad dig tid til nødsituationer.
5. Declutter din hjerne
Det er ingen hemmelighed, at stress på arbejdspladsen holder dig tilbage fra at udføre dit job. Du ender med at unødigt spilder tid på at bekymre dig om tingene. Derfor er det vigtigt, at du declutter din hjerne og at påtage dig en opgave ad gangen - og ikke prøve at multitaske og udføre for meget på én gang.
Du kan også prøve at meditere om morgenen for at slippe af med stress og negative tanker. Faktisk fandt en nylig undersøgelse af indflydelse af opmærksomhed og stress på arbejdspladsen, at deltagere efter syv uger meditation viste en øget bevidsthed.
6. Invester i opbevaringsmapper
Det er forbløffende, hvilken indflydelse et par stykker papirvarer kan have på din psyke og din overordnede organisation. Uanset om det er til dit hus, klasselokale eller kontor, hvis du investerer i nogle opbevaringsbokse, mapper og bakker for at adskille dine ejendele, får du øjeblikkeligt det bedre.
7. Mærk dine dokumenter
Hvad er poenget med at have nye og skinnende filer, hvis du ikke ved, hvad der er i dem? For virkelig at høste fordelene ved dit nyligt organiserede skrivebord eller garderobeskabe skal du bruge etiketter til at identificere, hvad der er i hver af opbevaringspladerne. På den måde sparer du tid på at sile gennem bunker med skrotpapir eller kasser med tøj for at finde de ting, du har brug for.
8. Har en 'To-Do' og en 'Done' bunke
Hvis du beskæftiger dig med et antal forskellige opgaver på én gang, kan det være utroligt nyttigt at holde to separate bakker (en til opgaver, der skal udføres og en anden til opgaver, der allerede er afsluttet). Du kan endda adskille opgaver i 'to-do'-bakken med gennemgående ark, så du ved, hvor mange der er tilbage, der skal handles.
9. Opret dit eget arkiveringssystem
Et godt personligt arkiveringssystem er vigtigt for enhver professionel. For eksempel kan du oprette filer med undermapper og adskille dine dokumenter efter kategori: fakturaer, kvitteringer, lægehenvisninger, kontrakter, projekter osv. Afhængig af din livsstil har du din egen foretrukne metode, hvad enten det er i papirform eller af ved hjælp af elektroniske enheder.
10. Organiser dit skrivebord
Hvis du er skyldig i at have et rodet skrivebord, er det tid til at få sortering. Begynd at trække løse dokumenter til kategoriserede mapper. Du kan endda arrangere systemet på din delte server. Hvis der f.eks. Findes en manual, som dine kolleger eller klassekammerater alle følger, men filerne gemmes overalt, kan du organisere dem i en pæn mappe, der er let for alle at finde.
11. Kast unødvendige genstande væk
Vi er alle skyldige i at opbevare genstande, som vi ikke har brug for, hvad enten det er en tom deodorantflaske på bagsiden af vores lodtrækning eller udskrifter fra to år siden.
Det er tid til at slippe af med alt det unødvendige skrammel og have et renere arbejdsområde eller hjemme. Tildel dig selv en halv time ved afslutningen af dagen hver fredag for at smide unødvendige ting og blive organiseret, så du er klar til at begynde på ny, når mandagen kommer tilbage.
12. Brug tekniske værktøjer
I dagens digitale tidsalder er der tusinder af apps designet til at hjælpe os med at holde fokus og organiseret. Hvis du foretrækker at bruge teknologiske enheder, kan du trykke på et par apps for at hjælpe dig med at holde dig på sporet. Nogle gode anbefalinger inkluderer Evernote til dine to-do lister, bip mig til at indstille påmindelser (kun iOS), TripIt til at arrangere rejsearrangementer og Last Time til sporing af alle dine opgaver.
13. Administrer din tid
At være i stand til at styre din tid effektivt er en af de mest nyttige færdigheder, du kan have i livet. Hvis du giver dig selv en vis tid til at gennemføre en af dine opgaver, vil du være i stand til at trimme eventuelle unødvendige timer væk fra din dag.
Så i stedet for at klage over 'ikke har nok timer om dagen', vil du nu være i stand til at bruge disse timer med omhu og sikre dig fuldstændig, hvis ikke alt, det meste af det, du har tænkt dig at gøre.
14. Vær en tidlig fugl
Du opnår mest sandsynligt mere ud af din dag, hvis du vågner tidligt. Så i stedet for at rulle ud af sengen kl. 8:30, når du skal være på kontoret eller klasseværelset kl. 9, hvorfor ikke vågne op lidt tidligere? Du kan få en god morgenmad i og måske endda presse en hurtig træning ind. Ikke kun vil dette sikre, at du er vågen og fuld af energi, men det vil også forberede dig til den kommende dag.
15. Lær at delegere
At kunne delegere godt er en erhvervet færdighed, som mange fagfolk mangler. Du skal identificere, hvilke færdigheder dine samtidige har, og hvordan de kan bruges til at opnå de bedste resultater for hele holdet. Husk: selvom du måske ønsker at gøre alt selv, vil det ikke være produktivt. Nogen på dit team kan faktisk være bedre erfarne med at håndtere visse opgaver, så du kan fokusere på andre vigtige spørgsmål.
Hvad er dine yndlings tip og tricks til at blive organiseret? Deltag i samtalen herunder for at fortælle os…
