Men det behøver ikke - og burde ikke - være sådan. Når det udføres korrekt, kan møder være et yderst effektivt værktøj. Nøglen er at gøre dem ikke bare bærelige, men faktisk produktive - og at sikre, at den tid, alle bruger på deres skriveborde, ikke spildes.
Så hvordan kan dette gøres? Nå, med noget forudgående planlægning og et strejf af sund fornuft, faktisk. Her er et par holdmødeideer for at få det bedste ud af dit team.
1. Sørg for, at et møde faktisk er nødvendigt
I de fleste tilfælde er gennemsigtighed i en organisation en god ting. At fortælle personalet om det større billede bør naturligvis opmuntres. Men kræver virksomhedsopdateringer virkelig, at alle nedtoner værktøjer i en time, eller kan de distribueres via e-mail i stedet? Eller, hvis du bruger samarbejdsværktøjer, hvor alle kan se individuelle fremskridt med et bestemt projekt, skal du virkelig oprette et møde for at bede folk om statusopdateringer?
Dette kan lyde som sund fornuft, men hold spilder stadig værdifuld tid på at dække emner, der ikke behøver at blive diskuteret. Dette skaber en negativ holdning til sammenkomster, og det kan begynde at blive betragtet som en opgave af arbejdstagere snarere end som en vigtig arbejdspladsaktivitet. Prøv i stedet for kun at kalde møder, når du vil skubbe noget fremad, eller hvor der er noget vigtigt, der skal siges i modsætning til at gå over den samme trætte grund. Husk: at have møder er ikke en dårlig ting - men at have for mange er.
2. Start dine møder med et smell
Når I alle falder ind i rummet og tager deres pladser, er chancerne for, at ingen er mentalt forberedt til mødet. De fleste mennesker vil sandsynligvis stadig tænke på den opgave, de netop er blevet taget væk fra, mens resten bare håber, at de næste par timer ikke er for smertefulde.
Derfor er det vigtigt at fange folks opmærksomhed hurtigt og koncentrere deres sind. Du opnår sandsynligvis ikke dette ved at starte direkte i en detaljeret mikroanalyse af Marketing's seneste kvartalsfremskrivninger, så prøv i stedet en kort quiz eller en brainteaser. Det vil slappe af mennesker og kanalisere deres sind væk fra deres arbejde, samt engagere dem i den overordnede proces. Alternativt kan du spille en sjov video eller fortælle en interessant historie - alt, hvad du kan opdatere og stimulere dit team.
3. Har en retning
'Har en dagsorden' er sandsynligvis den mest overbrugte instruktion i holdmødets regelbog - helliget af nogle og latterliggjort af andre - men det bærer overvejelser. Det er trods alt meget vanskeligt at nå målene for dit møde, hvis du ikke ved, hvad disse mål er.
Nøglen er at vide klart, hvad du vil ske, og at være på dette kursus; et mantra, der muligvis lyder fornuftigt, men overser tendensen fra stort set ethvert møde til at drive håbløst off-piste. For at bekæmpe dette - eller i det mindste indeholde det - er det en god ide at nominere nogen (enten dig selv eller en kollega) til at fungere som en vagtholder og holde tingene i den rigtige retning.
Dette betyder ikke, at du skal lukke ned eller ignorere gode punkter, bare fordi de ikke er beslægtede. Hvis nogen rejser et spørgsmål, der er værd at diskutere videre, men ikke binder sig sammen med de mål, du har sat dig, skal du registrere det i referatet til næste møde.
4. Tag pauser
Ved kortere sammenkomster er dette muligvis ikke relevant, men for alt, der strækker sig til en times plus, er det vigtigt at sikre, at alle i lokalet kan have mindst en kort pause. Det kan være vanskeligt at koncentrere sig, når du trænger på toilettet eller desperat efter en cigaret, og det giver ingen mening at prøve at hoppe ideer med folk, når de ikke er fysisk behagelige.
Det er også svært at påtage sig store mængder information og tilbyde meningsfulde bidrag, når du har været på det i 40 minutter lige; selv et par minutter for en hurtig benstrækning kan genoplive folk og give deres hjerner en chance for at se anderledes på tingene.
5. Engagér ALT dit team
En af grundene til, at møder undertiden kan falde er, at det altid er de samme stemmer, der dominerer på ugentlig basis. Bortset fra det faktum, at dette får andre til at slukke, betyder det også, at holdets fulde potentiale ikke udnyttes. For eksempel kan en af dine mere støjsvage, mere indadvendte teammedlemmer have den perfekte løsning på et bestemt problem, men føler sig måske ikke behagelig at tale og dele det.
Det er her byrden falder på den, der er ansvarlig for mødet, til at engagere hvert enkelt teammedlem og få dem til at bidrage - uanset om deres forslag er gode eller dårlige. Uanset om det drejer sig om at gå rundt i rummet og blot spørge folk direkte eller noget mere gimmicky såsom at smide rundt i et overdådigt legetøj, er det vigtige, at der er forskellige ideer, der flyder rundt og bliver hørt.
6. Sørg for, at alle har en chance for at forberede sig
Problemet med brainstorming er, at det at fortælle en gruppe mennesker om at være kreativ ofte er den nemmeste måde at dræbe enhver smule af innovation på. I stedet for at sætte folk på stedet, skal du planlægge forude. Så snart du bestiller et mødelokale, skal du give teammedlemmer så meget opmærksomhed som muligt for at komme med mindst en løsning på et bestemt problem på egen hånd og derefter under mødet fokusere på faktisk at vælge det bedste.
Folk er langt mere tilbøjelige til at komme med bedre ideer, når de får plads og tid, og snarere end at sidde sammen i et rum og forsøge at hamre sammen den første plan, der kommer i tankerne, kan gruppen tage sig tid til at diskutere og analysere hvad det bedste handlingsforløb ville være.
7. Skift indstillingen nu og derefter
Kan du huske, da du var i skolen en solskinsdag, og læreren undertiden tog klassen udenfor i stedet for at tvinge alle til at blive hængende indendørs? Du kan også vedtage denne tilgang til møder. Faktisk er det langt mere tilbøjeligt at slappe af i en solbadet park, der engagerer alles kreative gnist end at blive hængende i et lille taupe-sidestue og stirre jaloux ud af vinduet.
Naturligvis er dette ikke altid praktisk - især hvis der er holdmedlemmer, der er forbundet til fjernt, f.eks. Via Hangouts. Men princippet er det samme. At diskutere strategier over frokost på Nandos er måske lidt kliché, men i det mindste er udsigten anderledes - og WiFi er gratis!
Møder er en fantastisk måde at arbejde sammen om at løse problemer og problemer, samt sikre, at alle er på samme side og trækker i den rigtige retning. Men ofte kan de tage dig væk fra vigtigere sager og føle dig som spild af tid - især når Roger fra Konti har sin ugentlige løb om, at hans krus bliver brugt.
I stedet for ved at følge guiden ovenfor kan du afvise en masse af det, der slukker folk omkring sammenkomster midt på eftermiddagen og fokusere på at sikre, at den tid, du tilbringer sammen som et team, er så produktiv, værd og vellykket, som møder oprindeligt var beregnet til være.
Har du andre tip til at sikre, at møder kører glat? Fortæl os det i kommentarerne herunder ...
