En komplet guide til medarbejderhåndbøger til HR-fagfolk

Oprettelse og vedligeholdelse af en medarbejderhåndbog kan ikke kun hjælpe med at beskytte din virksomhed mod juridiske krav og sikre overholdelse af lovgivningen, men det kan også være en fordel for organisationskulturen. Human resource afdelinger er ansvarlige for at formulere denne medarbejderhåndbog, der detaljerede oplysninger om virksomhedens mission og værdier samt forklarer HR-politikker tydeligt for at hjælpe med at forbedre virksomhedens glatte drift.

Hvad er en medarbejderhåndbog?

En medarbejderhåndbog er et sæt retningslinjer og regler, som arbejdsgivere giver medarbejdere, og som indeholder information om HR-politikker og -procedurer for at hjælpe medarbejderne med at forstå, hvad der forventes af dem.

Bemærk, at selv om det ikke kræves at give en sådan manual, kræver loven, at arbejdsgivere skal give personalet en skriftlig erklæring om betingelserne i deres kontrakt. Som sådan bruger mange virksomheder personalebøger til det formål. Tilføjelse af information om organisationskultur kan også hjælpe med at motivere folk.

Da denne type dokumenter er juridisk bindende, er det vigtigt at sikre, at det er i overensstemmelse med ansættelsesretten, så sørg for, at det gennemgås af en juridisk rådgiver, hver gang det opdateres eller ændres.

Hvad skal det omfatte?

Beslutning om, hvad der skal medtages, afhænger meget af forholdet mellem arbejdsgiveren og de ansatte og den etablerede kultur. Hvis du er HR-manager i en organisation, der værdsætter medarbejderbidrag, er det sandsynligt, at du har brug for alle frynsegoder og fordele, som virksomheden tilbyder personalet. Hvis der på den anden side ikke er frynsegoder at tale om, og ledelsen fremmer et strengt professionelt arbejdsmiljø, vil det ganske enkelt specificere, hvad der er, og hvad der ikke forventes af arbejdstagerne.

Det er vigtigt at bemærke, at en personalebog skal være mere end bare en lang liste med doser og donts. Husk, at denne håndbog generelt er et første kontaktpunkt med nye medarbejdere, og som sådan er en god mulighed for at skabe en positiv rapport ved at inkludere information om kultur, der vil gøre dem glade for at have accepteret jobtilbudet.

Hvis du går med denne tilgang (som du burde), er der generelt tre hovedområder, som håndbogen skal behandle:

1. En introduktion til organisationen

Dette afsnit skal indeholde en velkomstnotat og en beskrivelse af virksomhedens værdier og mission. Hvis du arbejder for en organisation, der værdsætter åbne kommunikationskanaler og opretholder en åben dørpolitik, kan du overveje at lade administrerende direktør udarbejde velkomstnotatet. Det er også en god ide at medtage en virksomheds historie for at hjælpe folk med at føle sig en del af det større billede. Desuden kan angivelse af virksomhedens mission og værdier hjælpe alle med at komme på den samme side, mens det også kan gøre arbejdet mere meningsfuldt for alle.

Eksempler på dette afsnit

  • Velkomstnotat
  • Virksomhedens historie
  • Værdier
  • Mission

2. Generelle oplysninger

Generel information refererer til alt, hvad virksomheden tilbyder. Dette vil generelt være politikker, der ikke er lovligt krævet, men som virksomheden har vedtaget for at hjælpe med at styrke organisationskulturen. Så alle fordele og fordele som fleksible arbejdsplaner eller endda fjernarbejde findes i dette afsnit. Selvfølgelig er det vigtigt, at du ikke bare henviser til fordele og fordele ved jobbet, men også detaljerede proceduren, der skal følges i hvert enkelt tilfælde. Så hvis du for eksempel tilbyder fleksible arbejdsplaner, skal du give oplysninger om, hvad det indebærer (er det for alle eller bare heltidsansatte? Er det begrænset til et par dage hver måned?).

Eksempler på dette afsnit

  • Ferie og feriepolitik
  • Frynsegoder og fordele
  • Evaluering af medarbejdere

3. Virksomhedspolitikker

Firmapolitikker henviser til de regler og forskrifter, som alle ansatte skal følge. Dette er generelt politikker, der er påkrævet af loven, men de kan også være virksomhedsindførte politikker såsom dresskoder, forlænget forældreorlov osv. Da dette afsnit kan være sårbart over for juridiske krav, skal du konsultere en advokat eller din virksomheds compliance manager for at sikre, at virksomheden overholder alle juridiske krav.

Eksempler på dette afsnit

  • Medarbejderadfærd
  • Løn og kampagner
  • Kontorprocedurer

Tips

1. Prioriter virksomhedens juridiske sikkerhed

Personalehåndbogen kan være en fantastisk måde at opbygge loyalitet og engagement med personalet. Intet skal dog være så vigtigt som at beskytte virksomheden mod juridiske krav. Uanset om virksomheden ønsker at sagsøge ansatte eller sagsøge virksomheden, behøver der ikke være nogen tvivl om, at de politikker, der er beskrevet i medarbejderhåndbogen, kan beskytte virksomheden.

2. Medtag en ansvarsfraskrivelse

Mange virksomheder ændrer ofte politik. Nogle gange er det fordi disse politikker ikke længere er effektive, og nogle gange er det fordi ledelsen har besluttet at ændre en bestemt politik. Uanset hvilke årsager der måtte være, er det vigtigt at sikre, at der er en ansvarsfraskrivelse i medarbejderhåndbogen, der siger, at politikker og retningslinjer kan ændres. Når der indføres en ny politik, skal du sørge for, at du videregiver den til personalet, så alle bliver opmærksomme på nye politikker.

3. Undgå jargon

Det kan være fristende at bruge juridisk jargon, men der er virkelig ikke noget behov for det. Husk, at denne form for sprog introducerer barrierer og indfører et arbejdsmiljø, der er mere alvorligt og koldt. Det er bedre at bruge en venlig note, da det hjælper medarbejderne til at føle sig mere tilpas.

4. Konsulter med fagforeninger og rådgivere

Da medarbejderrettigheder er et følsomt problem, hvis du anerkender en fagforening, eller hvis du har medarbejderrepræsentanter, skal du konsultere dem, inden du begynder at udarbejde medarbejderhåndbogen, eller inden du foretager større ændringer eller opdateringer.

5. Sørg for, at håndbogen reflekterer arbejdsgivermærket

Arbejdsgiver branding er en nøglespiller inden for erhvervelse og fastholdelse af talenter og skal som sådan afspejles gennem alle organisationens politikker og retningslinjer. Det kan være fristende at blot udstede en manual med alt, hvad en medarbejder forventes at gøre og ikke gør, men hvis du forsøger at mærke organisationen som et 'alle meninger betyder' -firma, skal manualen afspejle denne holdning.

Eksempler på medarbejderhåndbog

Mange virksomheder ser håndbogen som en åben kommunikationskanal mellem ledelse og personale og får mest ud af det ved at implementere unikke metoder. Nogle af de bedste medarbejderhåndbogeksempler indeholder manualer, der er inspirerende og interessante, mens de også fremmer virksomhedens ånd.

Se på disse eksempler:

  • Ventil: Valves håndbog starter med denne sætning 'Et frygtløst eventyr ved at vide, hvad du skal gøre, når ingen er der fortæller dig, hvad du skal gøre', som sætter tonen for resten af ​​manualen. Indholdet inkluderer kapitler, der er formateret som medarbejderens spørgsmål, hvilket gør manualen interessant og nem at navigere.
  • Netflix: Da Netflix besluttede at dele sin medarbejderhåndbog / slideshow med verden, gik det viralt. Hovedsageligt fordi det gjorde virksomheden til et sted, hvor alle ville arbejde - og med en vægt på virksomhedens værdier som frihed og fleksibilitet, hvem ville ikke?
  • Nordstrom: Der har været en løbende debat i årevis, om Nordstroms berygtede personalshåndbog på én side er reel eller ej. Men uanset om det er komplet eller ej, er det åbenlyst, at Nordstorms revolutionerende tilgang til kundetilfredshed også oversætter deres personale.

Medarbejderhåndbogskabeloner

Hvis du aldrig har oprettet en medarbejdermanual før, eller hvis du blot har brug for lidt hjælp til at udarbejde forskellige sektioner i manualen, kan du tage et kig på skabelonerne nedenfor. Husk, at der ikke skal være nogen kopiering og indsættelse i oprettelsen af ​​en personalemanual, da dette kan gøre organisationen sårbar over for juridiske beskyldninger. Du kan dog bruge skabelonerne nedenfor som vejledninger.

  • Modelhåndbog til små virksomheder
  • Ansættelse af mennesker: En håndbog til små virksomheder
  • Eksempel på medarbejderhåndbog

En medarbejderhåndbog skal altid være artikulering af en organisations virksomhedsværdier. At sikre, at det fremmer positiv organisationskultur, og at det beskytter virksomheden mod juridiske krav, kan gå langt i at hjælpe organisationen med at etablere sin tilstedeværelse.

Hvad vil du sige, at det er den sværeste del i at fremstille en medarbejderhåndbog? Fortæl mig det i kommentarfeltet nedenfor!

Efterlad Din Kommentar

Please enter your comment!
Please enter your name here