Søjler med effektiv kommunikation
En nylig rapport fra Forbes siger, at projektledere skal være dygtige i både verbal og ikke-verbal kommunikation. Mere specifikt skulle de være i stand til at kommunikere effektivt gennem telefonopkald, onlinemeddelelser, projektsamarbejdsværktøjer som Slack, webchat, e-mail, videokonferencer samt ansigt til ansigt. Dette er vigtigt af flere grunde, fordi over 55 procent af fortolkningen af meddelelser er baseret på kropssprog og ansigtsudtryk, ifølge Dr. John Lund, en interpersonel kommunikationsekspert og forsker. Andre aspekter, der har indflydelse på kommunikation, inkluderer stemmetone (37 procent) og de anvendte ord (8 procent). Samtidig skal en projektleder opretholde den rigtige interne og eksterne kommunikationsbalance, især i tilfælde, hvor projektets ejer er en klient. Projektledere bør også undgå on-the-fly kommunikation, medmindre det er nødvendigt, fordi det skaber usikkerhed blandt projektmedlemmer. Derudover kan det medføre, at projektmedlemmer flytter deres fokus fra kerneopgaver til funktioner, der kan håndteres mere effektivt af ikke-projektmedarbejdere.
Kommunikationsplan
For at undgå de ovenfor diskuterede problemer skal projektstyring være baseret på en forudplanlagt kommunikationsstrategi. Denne strategi skal indeholde en feedback loop samt klart definere de rigtige kommunikationskanaler, ansvar, roller og hierarki. En korrekt struktureret kommunikationsramme vil forhindre projektflaskehalse forårsaget af kommunikationssammenhæng.
For at lære mere om, hvordan kommunikation spiller en nøglerolle i projektstyringsresultater, se denne infografik oprettet af Brandeis Universitets Online Masters in Project Management-program.
