Så hvordan gør du ved at gøre det (uden at forværre tingene i mellemtiden)?
Nå, du er kommet til det rigtige sted!
Her har vi listet de bedste skridt, der skal tages, når du har brug for at disciplinere en medarbejder og hjælpe dem med at vokse på arbejdspladsen.
1. Undersøg
Før du begynder en disciplinær handling, er det vigtigt at gennemgå evidensbevis mod medarbejderen og nå frem til din egen dom. For eksempel, hvis en vejleder beskylder en medarbejder for ikke at følge protokoller, skal du studere deres fund og sikre, at der er god grund til disciplinærhandling.
Du skal spørge dig selv, hvem der er skyld, og vurdere, om medarbejderen har gjort det bedst, de kan, i den situation, de befinder sig i. Når du har samlet nok bevis, skal du derefter diskutere yderligere handlinger med den pågældende medarbejder.
2. Gennemgå medarbejderpolitikken
Medarbejderpolitikker er der af en grund, og når en medarbejder først har underskrevet deres kontrakt, betyder det, at de har forstået, hvad der forventes af dem på arbejdspladsen. Hvis det er opmærksom på, at medarbejderen ikke følger reglerne i politikken, skal du tage dem til side og fortælle dem nøjagtigt, hvad de har gjort forkert. Dermed vil du være i stand til at kommunikere, hvad der forventes af dem i fremtidige situationer.
3. Kommuniker tydeligt til enhver tid
Klar kommunikation er vigtig, når man ansøger om en disciplin. At snuble over dine ord og ikke komme til det punkt kan forvirre medarbejderen og få dig til at virke uprofessionel.
Det er bedst at nærme sig situationer logisk snarere end følelsesmæssigt og forblive rolige på alle tidspunkter (selvom medarbejderen hæver sin stemme) og være selvsikker når det er nødvendigt. Din stemme skal være fast, og alle de diskuterede punkter skal være logiske og inden for grund, uden at medarbejderen føler anger.
4. Brug korrektionsmetoder
Den bedste fremgangsmåde til brug, før du hopper ind i disciplinære procedurer, er korrektionsmetoder. I stedet for blot at fortælle problemet og fortælle medarbejderen løsningen, skal du arbejde sammen for at komme med løsninger, der er både logiske og opnåelige.
F.eks. Opfylder en medarbejder muligvis ikke deres mål, fordi de ikke er blevet uddannet korrekt. I dette tilfælde kan du opstille en træningsplan for at rette problemet, inden det bliver taget videre.
5. Giv en verbal advarsel
Ovenstående korrektionsmetoder skal leveres i form af en verbal advarsel. Disse typer advarsler skal kun udføres, når en medarbejder har overtrådt selskabsregler. Dermed viser du, at du har tillid til din medarbejder til at foretage et par ændringer for at forbedre sig selv.
I stedet for progressiv disciplin er det vigtigt at have en tovejs-samtale - du bliver nødt til at komme til roden af problemet og ikke blot fremhæve problemet under din diskussion.
6. Afslut med en positiv note
Under disciplinærprocessen glemmer mange ledere at fremhæve det positive og afslutte mødet på en negativ note, hvilket efterlader en bitter smag i medarbejderens mund. Derfor skal du fortælle din medarbejder, at du er opmærksom på alt det fremragende arbejde, de har udført, og undgå enhver skræmmningstaktik. Positiv disciplin styrker god opførsel og motiverer dine medarbejdere til at forbedre og forbedre sig selv.
7. Giv medarbejderen tid til at tale
Selvom du er den, der holder mødet, er det vigtigt at give din medarbejder tid til at tale og dele deres side af historien. Det er muligt, at der er specifikke omstændigheder, som du måske ikke engang er opmærksom på eller gyldige grunde til, at din medarbejder opfører sig, som den er.
Vær åben for, hvad de har at sige, selvom du allerede har gjort dig opmærksom på en bestemt sag. Det er vigtigt, at medarbejderen ikke føler, at de står over for disciplinære handlinger, før de endda har haft chancen for at forsvare sig.
8. Gør det privat
Der er intet værre end at blive offentligt skam foran dine kolleger.
Som sådan er det vigtigt, at alle diskussioner gennemføres privat. Dette beskytter ikke kun dit medarbejders privatliv, men det beskytter også deres omdømme.
Et andet punkt at huske er, at du skal føre samtalen, når det er et godt tidspunkt for jer begge. Afbryd ikke medarbejderen, mens de er midt i en opgave; bede i stedet om at tale med dem privat, når de har et par minutter til rådighed.
9. Følg op i skrivning
Det er nødvendigt at følge op med en e-mail efter hver diskussion og skitsere fakta i dine samtaler, så du nøjagtigt detaljerede, hvad der blev sagt, og hvad forventningerne fremover er. Dette giver også medarbejderen en chance for at svare, hvis de ikke er helt enige i dit resume.
Denne e-mail-tråd er nødvendig, hvis du ønsker at etablere et mønster med dårlig ydeevne og kan give dig det bevis, du har brug for, hvis du vil fortsætte med en skriftlig advarsel. Det sikrer, at der er konsistens, og at du overholder reglerne, der er beskrevet i virksomhedens medarbejderhåndbog.
10. Giv en skriftlig advarsel
Hvis du stadig ikke har set nogen forbedring efter din verbale irettesættelse, er det tid til at tage yderligere skridt i form af en skriftlig advarsel. Som med den verbale advarsel, skal du afholde et personligt møde med den pågældende medarbejder, hvor du kan diskutere de specifikke spørgsmål og skabe mulige resultater.
Denne gang vil du dog også følge op med et officielt advarselsbrev. Dette brev skal derefter underskrives af medarbejderen og placeres i deres HR-mappe.
11. Gennemfør en forbedringsplan
Den næste fase i disciplinærprocessen efter en skriftlig advarsel er at investere i en forbedringsplan. Dette giver dem en chance for at reflektere over, hvad der er sket, og følge en klar struktur for at forbedre dem.
Planen behøver ikke at følge nogen specifik struktur; det skal være baseret på logiske trin, der fungerer både for medarbejderen og dig selv. For eksempel skal du indstille mål og en tidslinje for disse mål. Ved udgangen af hver frist skal du have et møde med medarbejderen for at diskutere deres forbedringer.
12. Udsted en sidste advarsel
Hvis du ikke har set en forbedring i en bestemt periode (ideelt set en måned), er det tid til at udsende en endelig advarsel. I lighed med den første skriftlige advarsel skal dette dokument skitsere emnerne og trinene, der er taget for forbedring.
Det er dog nødvendigt at fremhæve konsekvenserne, hvis der ikke forbedres yderligere på medarbejderens vegne. Du bliver igen nødt til at skitsere en ny forbedringsplan og indstille en anden tidslinje med angivelse af, at hvis der ikke er sket fremskridt, skal du opsige deres ansættelseskontrakt.
13. Overvej ophør
Efter en periode på to til tre måneder uden forbedring, har du sandsynligvis intet andet valg end at skyde medarbejderen eller flytte dem til en bedre egnet position.
Hvis du skal ned ad opsigelsesruten, er det vigtigt at planlægge et møde og sikre, at en leder såvel som en HR-repræsentant er til stede. Du skal også give medarbejderen muligheden for at medbringe sit eget vidne til mødet. Ved afslutningen af mødet skal du levere afslutningsbrevet og redegøre for de næste trin.
Der er ingen faste regler for opsigelse af en ansattes kontrakt. Nogle virksomheder vælger at lade medarbejderen forlade øjeblikkeligt og give deres varsel, mens andre beder dem om at arbejde med deres varsel. Det er bedst at identificere den ideelle situation for medarbejderen såvel som virksomheden, hvilket gør processen lettere for alle involverede.
Medarbejderdisciplin er en lang og stressende proces, men det er en, der skal følges korrekt for at undgå juridiske problemer, der måtte opstå længere nede på linjen og også give medarbejderen en rimelig chance for at forbedre sig inden for deres job.
Har du haft vanskelige disciplinærsituationer? Hvis dette er tilfældet, skal du deltage i samtalen herunder og fortæl os, hvordan du har overvundet dem.
