Giv tilstrækkelig meddelelse
Ifølge University of California kan du irettesætte en kriminel medarbejder ved at give notatet som en meddelelse til medarbejderen om, at hans eller hendes præstation ikke opfylder en forventet komponent. Du kan give denne irettesættelse, hvis arbejdstageren ikke viser en ændring efter uformel vejledende coaching for at hjælpe ham med at forbedre den krævede præstation. Meddelelsen kan senere tjene som den dokumentation, der er nødvendig for at du kan affyre en medarbejder, hvis han eller hun ikke fortsætter ansættelsen, efter at alle juridiske trin er udtømt.
Angiv handlingsforløbet
Henvis til memoet som et disciplinær memo for at undgå juridiske problemer med fagforeninger senere. Angiv klart årsagen til skrivning af notatet. Husk at inkludere medarbejderens svar i notatet, men undgå at fokusere på hans svar. Fokuser i stedet på at ændre politik eller procedure i notatet. Ved at angive, hvad du forventer af din medarbejder, undgår du at tage disciplinære forholdsregler, hvis arbejdstageren overholder reglerne. I mange situationer ville det være ulovligt at uddele disciplin uden at følge andre procedurer eller kanaler.
Bevar privatlivets fred
Behandl memoer som personlige, fortrolige anliggender. Sørg for, at du kun giver det til den involverede medarbejder. Hvis det er muligt, skal du også give en kopi til hans fagforeningsrepræsentanter og opbevare en anden kopi i medarbejderens personalefil til fremtidig reference. Du bør dog tjekke med din drifts fagforeningsforvaltere, hvis du har behov for at bevare sådanne samtaler eller møder. De kan bede om en lovbestemmelse, der giver deres klient mulighed for at hæfte et skriftligt svar på memoet, før du arkiverer det.
Brug betydelig formulering
Brug i din kommunikation kraftfuld ordlyd, der henviser til en irettesættelse eller formel skriftlig meddelelse. Angiv, hvis du beskylder medarbejderen for inkompetence, insubordination, forseelse eller pligtforsømmelse. Dette er alle alvorlige sætninger, som du kunne bruge under officiel disciplinær procedure, hvis din afskedigelse af en medarbejder bliver anfægtet senere. Hvis din memo indeholder mange eufemismer, skal du muligvis overbevise et disciplinærudvalg om, at den lovovertrædelse, som den ansatte har begået, berettigede til afskedigelse. Du skal angive fejlen uden at hakke ord. Du kan indikere, at en bestemt handling ville blive truffet, hvis medarbejderen ikke overholder reglerne eller den aftalte handlingsvej.
Skrivning af et memo eliminerer risikoen for en civil retssag og fungerer som en påmindelse til begge parter om de aftalte problemer. Sammenlignet med verbale irettesættelser kan memoer være nyttige, når der kræves bevis. De er også mere formelle og standardformen for kommunikation i kontormiljø.
