Som manager er det dit job at genkende, når en medarbejder er underpresterende og adressere disse spørgsmål head-on. Hvis du har problemer med at identificere og håndtere disse problemer, er her nogle få tip til at få dig gennem denne vanskelige opgave.
1. Forstå ringe ydeevne
Inden du kan styre eller forbedre en medarbejders problematiske opførsel, er det bedre at få en ordentlig forståelse af, hvad der nøjagtigt tæller som dårlig arbejdsydelse, som typisk er kategoriseret i tre niveauer.
Den første og letteste at afhjælpe blandt de tre er underprestation. Dette niveau er ofte kendetegnet ved et pludseligt fald i din medarbejders produktivitet. Eksempler på dette inkluderer at være sædvanligt sent eller konstant mangler en frist. Underprestation er normalt det første tegn på, at der er noget galt, og det skal behandles, så snart det bemærkes.
Det andet niveau kaldes forkert adfærd. Det sker, når en medarbejders adfærd begynder at blive forstyrrende for både den enkelte og virksomheden. Tilfælde af forkert opførsel inkluderer inddrivning i uanmeldte møder; handler uhøfligt over for kolleger eller dårlig ledelse.
Den sidste er grov forseelse; hvor en medarbejder begynder at vise tegn på voldelige tendenser. Situationer, der hører til denne grad, håndteres normalt ved hjælp af dit HR og juridiske team.
2. Undersøg nærmere
Menneskelig adfærd ændres ikke natten over, og det gælder også dine medarbejders præstationer. Positiv Paula bliver ikke pludselig til negativ Nancy efter weekenden - uanset hvor trist mandag kan være. Det er derfor vigtigt at kende årsagerne til disse ændringer, så du kan ordne dem, så de ikke eskalerer til et mere presserende problem.
Når du får en problematisk medarbejder, skal du først oprette en tidslinje og stille så mange spørgsmål, som du kan. For eksempel, “ Er de nye, eller har de været i virksomheden længe? Er der andre tilfælde, hvor medarbejderen presterede dårligt? Er det første gang, de viste tegn på problematisk opførsel? Hvordan har resten af holdet det? Hvordan påvirkede det virksomheden? ”
Ved at bestemme, hvornår og hvordan en medarbejders problematiske adfærd først startede, har du en bedre chance for at negle, hvad der forårsagede det. At kende dette svar vil bevæge dig de rigtige oplysninger og vil give dig en bedre idé om, hvordan du håndterer situationen.
3. Find et kompromis
Når du først har kendt årsagen til deres problematiske opførsel, er det tid til at komme med den bedste løsning. For eksempel, hvis den nye grafiske designer, du ansat er talentfuld, men kommer sent på arbejde, fordi de bor for langt væk, kan du måske gå på kompromis ved at give dem en fleksibel arbejdsplan. Det kan virke ukonventionelt, men at finde løsninger til at hjælpe nyansatte tilpasse sig kontormiljøet er altid lettere end at rekruttere og uddanne nyt talent.
Men hvis medarbejderen har været i virksomheden i lang tid, kan samtalen blive sværere. Efter mange års ansættelse kan de være lidt følsomme eller føle sig berettigede. Hvis dette er tilfældet, er det endnu vigtigere at tale med dem så hurtigt som muligt. Men start samtalen på en positiv note, og sørg for, at du har øvet, hvad du skal sige.
Uanset om en medarbejder er ny i virksomheden eller ej, er det vigtigt at kende årsagerne til deres dårlige præstationer, på den måde ved de, hvad de kan forbedre ved at komme videre.
4. Anvend de passende sanktioner
Der er naturligvis tilfælde, hvor det ikke altid er den bedste løsning at arbejde på et lykkeligt kompromis. Når en medarbejder viser konsekvent problematisk opførsel, uanset om det altid viser sig til møder for sent eller mangler en frist, skal de holdes ansvarlige.
Hvis en medarbejders underprestation ikke berettiger afskedigelse, skal du oprette en Performance Improvement Plan (PIP). Et PIP skal indeholde et sæt mål, som de skal være i stand til at nå inden for en bestemt periode og normalt mellem en til tre måneder. Som navnet antyder, er det et værktøj, der bruges til at måle, hvor meget en medarbejders præstationer er forbedret, og hvis det er nok til at holde dem i virksomheden. I lighed med at blive sat på prøvetid fungerer PIP som en test for den underpresterende medarbejder.
Før du implementerer planen, skal du sørge for at informere medarbejderen om, hvad du agter at gøre, og informere dem om følgerne, der står på spil. Der er også et par arbejdstagere, der mener, at det at være sat på et PIP er et sikkert tegn på, at de bliver fyret. Forsikre dem om, at det ikke er tilfældet, og at PIP faktisk er virksomhedens måde at fastholde potentielt gode medarbejdere.
5. Opfølgning regelmæssigt
Ligesom en læge, der følger op på deres patient, er det også vigtigt at kontrollere status for din medarbejders præstation. Efter implementering af et PIP skal du sørge for at følge op og holde styr på deres opførsel. Sørg for at komplimentere dem, hvis de har vist tegn på forbedring og opfordre dem til at gøre det bedre. Dette vil ikke kun motivere dem, det vil også holde dem på tæerne.
Hvis deres præstationer er inkonsekvente i hele denne disciplinære periode, er det op til dig, om du vil udvide høfligheden med at give dem en ny chance, eller hvis du gerne vil indføre en strengere sanktion.
Et trin over PIP er suspension uden løn. Imidlertid bør denne form for sanktion udføres efter mindst tre skriftlige advarsler eller disciplinærmøder. Deres kontrakter bør også strengt skrive, at ledelsen har ret til at håndhæve denne særlige sanktion.
6. Handler straks
Når det kommer til styring af dårlige resultater, er det vigtigt at handle hurtigt. Nogle gange tager ledere for lang tid at give feedback til underpresterende medarbejdere og lader dem føle sig blændede eller forrådte, når de sættes under disciplinærforanstaltning eller værre, afsluttes.
Når medarbejdere ikke får mulighed for at forbedre eller forsvare sig selv, kan de indgive en formel klage og forårsage katastrofale virkninger for virksomheden. De kan tage retssager, skrive en dårlig anmeldelse online, starte et rygte om ledelse eller skade firmaet til deres venner og tidligere kolleger.
For at undgå disse ubehagelige situationer er det altid vigtigt at adressere og informere medarbejderne om deres dårlige resultater så hurtigt som muligt.
Ikke enhver medarbejder er den samme. Nogle viser tegn på problematisk opførsel helt fra starten, mens andre begynder at handle efter et par måneder eller endda år. Men ved regelmæssigt at styre arbejdsydelsen, bør tegn på problematisk opførsel ikke være svære at gå glip af, og i værste fald kan scenarier helt sikkert undgås.
Har du nogensinde administreret en medarbejders dårlige arbejdsevne? Fortæl os alt om det i kommentarfeltet nedenfor!
